שעון נוכחות הפך בשנים האחרונות לכלי עזר יעיל במקומות עבודה רבים ברחבי ישראל, לרבות עסקים קטנים וגדולים כאחד.
תוכנת נוכחות עוזרת לבעלי העסק לבצע ניהול עובדים בצורה קפדנית וללא טעויות מיותרות.
תוכנת נוכחות מפקחת על דיווח נוכחות שוטף לרבות זמן הגעה של עובדים למקום העבודה, כמו גם יציאה מן המשרד.
עוד מפקחת תוכנת נוכחות, על ימי מחלות, על חופשות, הפסקות אותן לקח לעצמו העובד, חוסרים בשל סיבות מגוונות ועוד.
שעון נוכחות יוצר סדר בנוכחות העובדים, כמו גם באופן ניהול עובדים תקין. הוא מקצר את זמני חישוב המשכורות בסוף כל חודש, וחוסך בכוח אדם במחלקות השכר השונות.
תוכנת נוכחות- השקעה מיידית לטווח ארוך
כל עסק גדול מכיר את אותם ימים אשר מקדימים את תלושי המשכורות והעברות השכר.
אלו הם ימים בהם לחץ העבודה הוא רב, תוך חישוב ימי העבודה, אל מול היעדרות העובדים והנפקת דיווח נוכחות המרכיב בסופו של תהליך את השכר אותו אמור לקבל העובד.
הטעויות בדרך להנפקת תלוש משכורת, בהתאם לשעות הנוכחות או דיווח נוכחות של כל עובד בנפרד ובהתחשב בעובדה שהכל מתבצע בצורה ידנית, הן רבות.
תוכנת נוכחות או שעון נוכחות מעצם היותם כלי עזר לביצוע ניהול עובדים תקין, חוסכים טעויות בחישובי השכר וכן הלחץ שמאפיין את הימים טרם הנפקת תלוש המשכורת, מתמתן.
שימוש בתוכנה זו יוליד חיסכון בטווח הארוך ומחלקות השכר יכולות לנשום לרווחה ולהיות רגועים כי לא התבצעו טעויות בחישובים וכי לא יגיעו עובדים רבים בימים שאחרי קבלת השכר, לדרוש תוספות שנשמטו בשל טעויות חישוב אנושיות.
תוכנת נוכחות- סוגים שונים של תוכנות לניהול עובדים
קיימים כיום בשוק הישראלי מספר סוגי שעון נוכחות.
כל אחד משעונים אלו עובד בשיטה שונה ולכל אחד מהם היתרונות שלו וכן החסרונות.
שעון נוכחות על ידי כרטיס מגנטי – ישנה תוכנת נוכחות לשם ניהול עובדים, אשר הדיווח בה נעשה על ידי העברת כרטיס מגנטי המונפק לכל עובד.
אחד החסרונות המהותיים של כרטיס זה הוא שלא קיים פיקוח על האדם שמעביר את הכרטיס ולעיתים עלולים להתגלות שחיתויות, לרבות העברת כרטיס של עובד אשר לא נמצא במקום וחברו העביר את הכרטיס בשמו.
חיסרון נוסף הוא אובדן של כרטיס העובד והצורך למלא את החסר באופן ידני, מה שמקשה על העובד.
שעון נוכחות אשר מפקח על ניהול עובדים בעזרת כרטיס הנקרא ממרחק של 10 ס"מ בלבד מן המכשיר-
יתרונותיו של שעון נוכחות זה היא העובדה שלא קיימת שחיקה של הכרטיס המגנטי מהעברות חוזרות ונשנות במהלך כל יום.
שעון נוכחות לשם דיווח נוכחות על ידי טביעת אצבע – אלו הם שעוני נוכחות ביומטרים, אשר מעבירים דיווח נוכחות היישר אל מחלקת השכר באמצעות אצבעו של כל עובד.
יתרון של שעון נוכחות זה הוא, שלא ניתן לרמות את המערכת וכל עובד באשר הוא, יכול להוכיח נוכחות אך ורק ע"י טביעת האצבע שלו שנלקחה בטרם עת ועודכנה במערכת.