האם כדאי להתקין שעון נוכחות בעסק? העובדה הפשוטה היא שהשאלה הזו אינה נתונה יותר לשיקול הדעת הפרטי של המעסיק או העובד. מכיוון שהמעסיק מחויב לדווח לעובד בחוק על שעות העבודה שהוא נתן על גבי תלוש המשכורת, הרי ששעון הנוכחות הוא מציאות קיימת ונדרשת. העובדה הזו מונעת שפע מתחים מיותרים ודיונים סובייקטיביים. בכל מצב של סכסוך משפטי הדוחות הללו יוצגו ולכן הם חייבים להיות אמינים ובדוקים ככל האפשר. בנוסף, מדובר בכלי משמעותי מאד לניהול העובדים, ובאמצעי חיוני להקפדה על משכורת הוגנת העונה לדרישות החוק.
נשאלת השאלה, כיצד אוכפים על העובד דיווח אמין ותקין של שעות העבודה? ישנן סיבות רבות לכך שהעובדים אינם מדווחים באופן רציף על שעות הנוכחות שלהם. הראשונה היא כמובן טעויות אנוש – העובדים פשוט שוכחים להחתים את הכרטיס. בנוסף, ייתכנו פערי הקלדה בין החתימה על כרטיס הנוכחות לבין מערכת הנהלת החשבונות. הבעיה חמורה אפילו יותר במקומות שבהם יש עובדים רבים וסניפים שונים. לכל הבעיות הללו יש להוסיף עובדה נוספת – ישנם כיום עובדים רבים שפועלים מן השטח או מביתם. איך ניתן לדאוג לכך שהם יקלידו באופן אמין את המידע?
הפתרון הנכון לשעון הנוכחות שלכם
כמו שאפשר להבין מרשימת הבעיות שהוצגה למעלה, פתרון נוכחות אינו יכול להיות עוד אותו שעון מכני ישן שעליו מדפיסים את שעת הכניסה והיציאה. הפתרון הזה פס מן העולם, ואינו מתאים עוד אפילו לעסקים הקטנים ביותר. כיום צריך לחפש אחר תוכנה לניהול שעות עבודה שתיתן לכם מקסימום יעילות במינימום טרחה. אתם מחפשים אחר משהו דמוי אפליקציה לשעות עבודה אשר תאפשר לעובדים שלכם לדווח על תחילת העבודה אפילו מן הטלפון הסלולארי.
כיום ניתן למצוא בשוק פתרונות של תוכנה לניהול שעות עבודה שאינן מחייבות כלל התקנת שעון, אך מסוגלות לתקשר עם כל פתרון שתרצו בו. מערכת כזו ניתנת להתקנה בן רגע וללא כל העלויות של רכישת שעונים חכמים. פשוט נכנסים למחשב, מקלידים את פרטיכם וזוהי החתמת הכרטיס שלכם. העובדים יכולים להחתים את השעון גם באמצעות הטלפון הסלולארי ממש כמו אפליקציה לשעות עבודה באמצעות הודעת טקסט או באמצעות שיחת טלפון – לפי מקום הימצאם או לפי איך שנוח להם. וכמובן – המערכת יכולה להתחבר, על כל יתרונותיה, לשעון ביומטרי או לכל שעון נוכחות אחר. היא אפילו תשלח תזכורות לעובדים ששכחו להחתים, והמעסיק יכול לשבת במנוחה ולדעת שהדוחות והנתונים מצטברים מעצמם במערכת המתוחכמת.
