ניהול עסק בנוי מפרמטרים רבים וזוהי עבודה מורכבת מאין כמותה. אם בעבר ניהל בעל העסק את הכספים באמצעות רישום הוצאותיו והכנסותיו בספר הוצאות והכנסות, או בעבודה צמודה עם רואה חשבון, היום הדבר כבר מזמן אינו כך. היום עומדות לרשות בעל עסק תוכנות שונות לניהול אשר מאגדות את התחום הפיננסי על היבטיו השונים ומציגות בפני בעל העסק תמונת מצב מדוייקת. מה כוללת תוכנה לניהול תקציב וכיצד לבחור את התוכנה המתאימה? 
תוכנה נוחה לתפעול
עניין הכספים הכולל בניית תזרים מזומנים על כל מה שבו הוא עניין מורכב. לכן, על מנת שיחוש מנהל העסק בנוח ועל מנת שיקבל החלטות נכונות התוכנה צריכה להיות ידידותית וקלה לתפעול. לא כל בעל עסק הוא בהכרח מומחה בתחום המחשבים או בעל ידע טכני באופן כללי. יש כאלה שעבורם עבודה עם תוכנת מחשב היא עניין חדש לחלוטין ובמיוחד עבורם חשוב שהתוכנה תהיה נוחה לתפעול, עם מעבר מהיר בין הפונקציות השונות שלה, שתהיה קלילה ולא מסורבלת וגם נעימה לעבודה מבחינת העיצוב שלה. תוכנה מלאת צבעים, שהכתב בה גדול וברור ללא ספק תיתן תחושה נעימה יותר לעובד בה, במיוחד לאדם פחות מתורגל בעבודה עם תוכנות מחשב, ותתפלאו- עדיין יש לא מעט כאלה…
להכנס לתוכנה בכל רגע ומכל מקום
בעל עסק הוא אדם עסוק אשר אינו יושב במשרד בכל רגע. ישנם ימים בהם אינו מגיע למשרד כלל. לכן, חשוב כי אפשר יהיה להכנס לתוכנה גם באמצעות הנייד, ושהיא תציג את הנתונים במלואם בכל זמן ובכל שעה. בהתאם לכך, תוכנה לניהול תקציב צריכה להיות גם מאובטחת היטב. מדובר בנתונים רגישים מאוד המהווים את ליבו של העסק וצריכים להיות זמינים ונגישים אך ורק למורשים בכך.
להציג נתונים רבים ככל האפשר
תוכנה מתקדמת מבצעת בניית תזרים מזומנים תוך הצגת כל הנתונים האפשריים: תנועות בכל חשבונות הבנק, כאשר ניתן לראות ריכוז של ההוצאות וההכנסות העתידיות בכל אחד החשבונות בממשק ידידותי ככל האפשר. כך ניתן לתכנן את ההוצאות העתידיות. תוכנה מתקדמת ממיינת את ההוצאות על פי המחלקות השונות. כך, בנוסף לקבלת תמונת מצב מדוייקת אודות הוצאות צפויות ניתן גם לראות באיזו מחלקה בחברה צפויות הוצאות רבות במיוחד. תוכנה שכזו יכולה לחסוך עבודה יומיומית מול רואה חשבון. כך יכול בעל העסק להיות אדון לעצמו גם בתחום כל כך רגיש בחברה הקובע את כל הנעשה בה- התחום הפיננסי.
